7 vinkkiä yrittäjän ajankäytön tehostamiseksi

7 vinkkiä yrittäjän ajankäytön tehostamiseksi

Yrittäjän työviikko venyy usein yli työaikalaissa säädetyn tuntimäärän, sillä yrittäjän työviikon pituutta ei mitata kellolla vaan valmiiksi saaduilla tehtävillä. Jotta yrittäjäkin pääsisi kotiin valoisan aikaan annan muutaman hyvän vinkin ajankäytön tehostamiseen. 

1. Suunnittele - toteuta  - arvioi - toista

Suunnittelu on kaiken järkevän tekemisen A ja O Asioiden tekeminen sitä mukaa kun ne putoavat eteen, pomppiminen tehtävästä toiseen ja huonosti tai puolittain toteutetut työt syövät yrittäjän aikaa ja työn mielekkyyttä. Kaiken tekemisen peruskaava on tämä:

• Suunnittele mitä teet
• Tee mitä suunnittelit
• Arvioi miten suunnitelma toteutui
• Toista sama uudelleen, käyttäen hyväksi kaikkea tietoa ja taitoa mitä edellisellä kierroksella opit.

Tämä yksinkertainen, mutta äärimmäisen tehokas hallintaa ja tehokkuutta kasvattava toimintamalli vaatii yrittäjältä itsekuria ja päättäväisyyttä: 

jos tehtävänä on kaivaa oja, on hyvä miettiä ensin miten pitkä ojasta pitää tulla, mihin se kaivetaan, mitä työvälineitä käytetään ja kauanko kaivamiseen tulisi käyttää aikaa. Kun oja on kaivettu, voidaan todeta että pituus ja syvyys vastaa suunniteltua, pelkän lapion lisäksi tarvittiin rautakankea ja aikaa kului 10% vähemmän kuin oli suunniteltu.  Seuraavaa ojaa kaivettaessa muistetaan ottaa suunnitelmassa huomioon rautakangen tehostava vaikutus. 

2. Suunnittele työviikkosi

Aloita työviikkosi tunnin tai kahden mittaisella suunnittelutuokiolla. Aseta itsellesi tavoitteita. Käy läpi kalenterisi, mieti mitä tulevan viikon aikana on mahdollista saada aikaiseksi. Samassa istunnossa on hyvä myös palata edellisen viikon suunnitelmiin ja tarkistaa miten hyvin suunnitellut asiat toteutuivat. Suunnittelutuokio voi olla maanantain ensimmäinen asia, tai sen voi tehdä sunnuntai-iltana. Tärkeää on että varaat kalenteristasi tälle riittävästi aikaa ja varmistat että tämä tulee säännöllisesti tehtyä joka viikko

3. Suunnittele työpäiväsi

Aloita jokainen työpäiväsi suunnittelemalla. Tarkista kalenterisi, käy läpi tekemättömät tehtäväsi, käy läpi vastaamattomat viestit ja edelliseltä päivältä mahdollisesti tekemättä jääneet tehtävät. Mikäli suunnittelit viikkosi oikein, ei päivätason suunnitteluun mene varttia pidempään. 

4. Käytä tehtäväluetteloa

Kierrätä kaikki tehtäväsi tehtäväluettelon kautta. Älä tee mitään ennen kuin olet priorisoinut tehtävät tärkeisiin, kiireellisiin, vähemmän tärkeisiin ja vähemmän kiireellisiin. 

Tehtävät jotka ovat tärkeitä ja kiireellisiä pitää tietysti hoitaa ensin. Tulipalot on sammutettava. Vaikein alue liittyy tärkeisiin mutta ei kiireellisiin tehtäviin. Täältä löytyvät yleensä ne tehtävät jotka toteuttamalla saavutetaan pitkäaikaista hyötyä. Vähemmän tärkeät tehtävät ovat yleensä sellaisia että ne voi jättää suosiolla tekemättä, tai ne voi delegoida eteenpäin. 

Tehtäväluettelo on yksinkertaisimmillaan käsinkirjoitettu lista asioita paperilla, josta niitä voi yliviivata sitä mukaa kun ne on saanut suoritettua. Yksinkertainen Word dokumentti ajaa saman asian. Edistyneempiä työvälineitä ovat esimerkiksi Outlookin mukana tuleva ToDo -ohjelma tai vaikkapa ToDoist -niminen ilmainen ohjelma joka toimii saumattomasti Android-puhelimen ja Chrome -selaimen välillä.  

5. Vältä aikavarkaita

Kommunikaatio on tärkeää. Erilaiset viestit, puhelin ja sähköposti haukkaavat kuitenkin leijonanosan työajastasi jos et kontrolloi niiden käyttöä. Jokaiseen sähköpostiin ei tarvitse vastata välittömästi, ja kaikkia sinulle tulleita viestejä ei tarvitse lukea. Delete -nappula on sähköpostinhallinnan tärkein työkalu. Voit varata esimerkiksi tunnin aamulla ja toisen iltapäivällä sähköpostien hallintaan, ja muuna aikana pitää sähköpostin suljettuna.

Sama pätee puhelimeen. Yrittäjän pitää olla tavattavissa, mutta puhelin ei saa olla hallitsevassa asemassa. 

6. Delegoi

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Osta  palveluita saadaksesi aikaa itsellesi. Ohjaa verottajan kyselyt tilitoimistollesi, hanki puhelinvastauspalvelu, tilaa siivousfirma, käytä kuriiriipalveluita, osta assaripalveluita. Käy läpi omaa ajankäyttöäsi, mieti mitkä asiat ovat ehdottoman tärkeitä itse tehtäväksi ja mieti mitä asioita voit delegoida. Luo itsellesi luotettavien  yhteistyökumppaneiden verkosto jolle uskallat delegoida tehtäviä. Kun ostat palveluita oman ajankäyttösi helpottamiseksi investoit yrityksesi menestykseen vapauttamalla omaa aikaasi tärkeämpiin tehtäviin.

7. Varaa aikaa akkujen lataamiselle

Levännyt, virkeä yrittäjä saa kaksinkertaisen määrän asioita tehtyä väsyneeseen ja stressaantuneeseen verrattuna. Tee siis mieluummin supertehokasta 6 tunnin työpäivää, lepää, lenkkeile ja lataa akkujasi jotta jaksat taas seuraavana päivänä ylittää itsesi ja tuottaa asiakkaillesi laadukkaita tuotteita ja palveluita hymy huulilla.

Kimmo Pekari

kirjoittaja on Kirjanpito H.Lindström Oy:n hallituksen jäsen ja liikkeenjohdon  konsultti joka on erikoistunut pk-yritysten myynnin ja kansainvälistymisen kehittämiseen